Etapes de mise en place d’un annuaire de personnes
La mise en place de l’annuaire de personnes se déroule en plusieurs étapes (certaines sont facultatives) :
1. Déclaration du classeur OCS
Mise en place : Vue Configurer > Configuration générale
La déclaration d’un classeur de fiches d’annuaire signifie :
d’une part, que vous souhaitez ajouter dans le site, un classeur de fiches du type annuaire de personnes. On parle en effet de classeur « de type annuaire de personnes » car il est possible d’en insérer plusieurs dans un même site, chacun d’entre eux ayant la même structure de fiche Personne.
Par exemple, un site pourra inclure un classeur d’annuaire contenant la liste des collaborateurs de l’organisation et un classeur d’annuaire contenant la liste des principaux contacts revendeurs.
d’autre part, qu’Isotools Studio X8 devra créer la table de données de l’annuaire dans la base de données du site pour permettre le stockage des données de l’annuaire. Cette table sera créée lorsque la commande de diffusion du site sera lancée. La liste de ses colonnes sera issue de la structure de fiche Personne du (ou des) classeur Annuaire de personnes défini en standard dans Isotools Studio X8.
En plus du classeur de fiches, il est également possible de préconfigurer des sélections pour ce classeur et des règles de tris pour l’affichage des fiches dans le site FrontOffice.
Note : lors de la déclaration d'un classeur OCS, sa page de gestion dans le BackOffice du site est automatiquement insérée dans le site (hormis si vous désactivez la fonction dans l'assistant de déclaration).
2. Définition des mots-clés
Mise en place : Vue Configurer > Configuration pour français (ou pour tout autre langue du site existante)
Là aussi, il existe un point commun entre tous les classeurs de fiches OCS : l’utilisation de mots-clés. En effet, comme tout autre classeur, le classeur de personnes inclut nativement une information de type mots-clés dans ses fiches. Cette propriété nécessite donc la définition d’une branche de mots-clés associée à tout classeur de ce type. Par exemple, vous pourriez avoir une branche Services de l’organisation dont les mots-clés fils pourraient être Commercial, Administratif, Marketing, etc…
3. Importation de données dans l’annuaire (facultatif)
Mise en place : Vue Configurer > Configuration générale
Dans beaucoup d’organisations, les annuaires de personnes sont déjà disponibles sous la forme de fichier Excel ou autre type de source externe. Ainsi, il est souvent requis, par gain de temps, d’importer ces informations directement dans l’annuaire de personnes du site. Pour cela, il est possible d’utiliser un élément Import d’objets dans un classeur de fiches OCS destiné à alimenter le classeur de fiches personnes (donc la table de données correspondante dans la base de données du site).
=> Cette partie sera très prochainement documentée.
4. Insertion de la page d’annuaire de personnes
Mise en place : Vue Organiser le plan, composant Annuaire de personnes
Une fois l’annuaire de personnes configuré, il est nécessaire d’insérer le composant de page, dans le site FrontOffice, qui sera chargé de présenter ces fiches d’annuaire.
5. Insertion d’un formulaire de contribution depuis le site FrontOffice
Mise en place : Vue Organiser le plan, composant Formulaire création de fiche
L’utilisation d’un formulaire de contribution depuis le site FrontOffice permet à tout utilisateur anonyme de contribuer à des fiches Personnes dans l’annuaire. Cette opération est facultative pour le bon fonctionnement du service d’annuaire. La constitution d'un formulaire de contribution en FrontOffice respose sur l'utilisation du composant Formulaire de création fiche.
Description de la structure d’une fiche Personne
Comme nous l’avons dit, un classeur est un ensemble de fiches ayant une structure de données établie. Cette structure est composée d’attributs. Chaque attribut constituera une colonne dans la table de données de l’annuaire stockée en base de données.
Liste des attributs
La structure d’un classeur n’étant pas exposée dans Isotools Studio X8, voici les attributs qui constituent celle d’une fiche Personne :
Civilité (attribut Choix dans une liste),
Nom (attribut Texte monoligne dont le contenu est obligatoirement renseigné)
Prénom (attribut Texte monoligne dont le contenu est obligatoirement renseigné),
Date de naissance (attribut Date),
Fonction (attribut Texte monoligne),
Adresse (attribut Texte multilignes),
Code postal (attribut Texte monoligne),
Ville (attribut Texte monoligne),
Téléphone (attribut Texte monoligne),
Télécopie (attribut Texte monoligne),
Mobile (attribut Texte monoligne),
Email (attribut Texte monoligne dont le contenu est obligatoirement renseigné),
Photo (attribut Image partagée),
Mots-clés (attribut Mots-clés),
Droits de visibilité XRM (uniquement accessible lorsque l’application inclus l’extension XRM Server)
Toutes ces informations constituent une fiche Personne d’annuaire. On notera toutefois qu’une information complémentaire apparaît sur la fiche lorsqu’elle est restituée dans le site FrontOffice : un lien « Envoyer un email » permettant d’envoyer un message électronique à la personne depuis sa fiche d’annuaire. Cette fonction utilise la donnée Email renseignée dans l’attribut correspondant de la fiche.
Attributs inclus dans une recherche
Dans un classeur, les contributeurs peuvent effectuer des recherches de fiches. Pour que cette fonction soit opérationnelle, il est nécessaire que les attributs de la structure le permettent, ceci grâce à une propriété particulière qu’on leur aura donné. La structure des fiches Personne n’étant pas visible, voici la liste de ses attributs ayant cette propriété (la recherche se fera alors parmi les valeurs de ces attributs) :
Nom,
Prénom,
Fonction,
Adresse,
Code postal,
Ville,
Téléphone,
Télécopie,
Mobile,
Email,
Rappel des pré-requis serveur
L’utilisation de ce service requiert la configuration de certaines fonctionnalités dans la destination de diffusion du site telles que :
Envoi de courrier électronique si vous proposer la fonction de recommandation à un ami dans votre page d'événements.
Upload de fichier pour l'ajout d'illustration aux fiches
Serveur de personnalisation pour limiter l'accès au backOffice de contribution au Super admin ou à d'autres utilisateurs si vous avez l'extension XRM Server.
