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Compte rendu de réunion

Présentation du service de compte rendu de réunion

La fonction Compte rendu de réunion propose divers éléments et composants en standard dans Isotools Studio X8. La mise en place du service suit alors plusieurs étapes.

Etapes de mise en service de compte rendus de réunion

1. Déclaration du classeur OCS

Mise en place : Vue Configurer > Configuration générale

La déclaration d’un classeur de fiches de comptes rendu signifie :

  • d’une part, que vous souhaitez ajouter dans le site, un classeur de fiches du type Comptes rendu de réunion. On parle en effet de classeur « de type Compte rendu de réunion » car il est possible d’en insérer plusieurs dans un même site, chacun d’entre eux ayant la même structure de fiche Compte rendu.

  • d’autre part, qu’Isotools Studio X8 devra créer la table de données du service de comptes rendu dans la base de données du site pour permettre le stockage des informations saisies dans chaque fiche. Cette table sera créée lorsque la commande de diffusion du site sera lancée. La liste de ses colonnes sera issue de la structure des fiches Compte rendu définie en standard dans Isotools Studio X8.

En plus du classeur de fiches, il est également possible de préconfigurer des sélections pour ce classeur et des règles de tris pour l’affichage des fiches dans le site FrontOffice.

Note : lors de la déclaration d'un classeur OCS, sa page de gestion dans le BackOffice du site est automatiquement insérée dans le site (hormis si vous désactivez la fonction dans l'assistant de déclaration).

2. Définition des mots-clés

Mise en place : Vue Configurer > Configuration pour français (ou pour tout autre langue du site existante)

Là aussi, il existe un point commun entre tous les classeurs de fiches OCS : l’utilisation de mots-clés. En effet, comme tout autre classeur, le classeur de comptes rendu inclut nativement une information de type mots-clés dans ses fiches. Cette propriété nécessite donc la définition d’une branche de mots-clés associée à tout classeur de ce type.

3. Configuration d’une vue fiche OCS

Mise en place : Vue Organiser le plan puis Rédiger

Il peut arriver qu'une fiche de compte rendu puisse faire référence à une autre (voir à une fiche OCS n'ayant rien à voir avec les comptes rendus de réunions). Pour cela, vous pourrez utiliser un lien hypertexte qui requiert le composant Vue fiche OCS afin d'afficher les fiches ciblées. Il contient déjà nativement les paramètres permettant ce fonctionnement. Cette vue sera le conteneur affichant la fiche OCS pointée par le lien que vous pourriez ajouter. Dés lors que vous envisagez d’inclure des liens entre fiche, chaque classeur dont les fiches pourraient faire l'objet du lien devront avoir ce composant déclaré dans le plan de votre site.

4. Insertion de la page de Compte rendu de réunion

Mise en place : Vue Organiser le plan, composant Compte rendu de réunion

Une fois le service OCS de comptes rendu configuré, il est nécessaire d’insérer le composant de page, dans le site FrontOffice, qui sera chargé de présenter ces fiches. Isotools Studio X8 propose donc un composant de page Comptes rendu de réunion déjà pré défini qui, une fois diffusé dans le site, présentera la liste des comptes rendus renseignés dans le classeur.

5. Insertion d’un formulaire de contribution depuis le site FrontOffice

Mise en place : Vue Organiser le plan, composant Formulaire création de fiche

L’utilisation d’un formulaire de contribution depuis le site FrontOffice permet à tout utilisateur anonyme de contribuer à des fiches OCS de comptes rendus. Cette opération est facultative pour le bon fonctionnement du service. La constitution d'un formulaire de contribution en FrontOffice respose sur l'utilisation du composant Formulaire de création fiche.

Description de la structure d’une fiche Compte rendu

Comme nous l’avons dit, un classeur est un ensemble de fiches ayant une structure de données. Cette structure est composée d’attributs, chacun correspondant à une colonne de table de données stockant les informations des questions.

Liste des attributs

La structure d’un classeur n’étant pas exposée dans Isotools Studio X8, voici donc les attributs qui constituent celle d’une fiche Compte rendu :

  • Titre (attribut Texte monoligne dont le contenu est obligatoirement renseigné),

  • Nom du groupe (attribut Texte monoligne),

  • Type de réunion (attribut Texte monoligne),

  • Date de la réunion (attribut Date),

  • Lieu (attribut Texte monoligne),

  • Personnes présentes (attribut Texte monoligne),

  • Personnes absentes (attribut Texte monoligne),

  • Nom du président (attribut Texte monoligne),

  • Nom du secrétaire (attribut Texte monoligne),

  • Ordre du jour (attribut Texte multilignes),

  • Document (attribut Document partagé),

  • Mots-clés (attribut Mots-clés),

  • Droits de visibilité XRM (uniquement accessible lorsque l’application inclus l’extension XRM Server)

Toutes ces informations constituent une fiche Compte rendu.

Attributs inclus dans une recherche

Dans un classeur, les contributeurs peuvent effectuer des recherches de fiches. Pour que cette fonction soit opérationnelle, il est nécessaire que les attributs de la structure le permettent, ceci grâce à une propriété particulière qu’on leur aura donné. La structure des fiches Compte rendu n’étant pas visible, voici la liste de ses attributs ayant cette propriété (la recherche se fera alors parmi les valeurs de ces attributs) :

  • Titre,

  • Nom du groupe,

  • Type de réunion,

  • Lieu,

  • Personnes présentes,

  • Personnes absentes,

  • Nom du président,

  • Nom du secrétaire,

  • Ordre du jour.

Rappel des pré-requis serveur

L’utilisation de ce service requiert la configuration de certaines fonctionnalités dans la destination de diffusion du site telles que :

  • Envoi de courrier électronique pour la notification si nécessaire.

  • Upload de fichier pour l'ajout du document du compte rendu (champ document)).

  • Serveur de personnalisation pour limiter l'accès du BackOffice de contribution au Super administrateur (compte défini dans la destination de diffusion du site) ou à d'autres utilisateurs si vous avez l'extension XRM Server.

Pour : Isotools Studio X8

Publiée le 01/01/2011 | ID : KB_2010CR_PRES10

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