Gestion de salles

Etapes de mise en service d'un système de gestion de salles

1. Déclaration du classeur OCS

Mise en place : Vue Configurer > Configuration générale

La déclaration d’un classeur de fiches Salles signifie :

• d’une part, que vous souhaitez ajouter dans le site, un classeur de fiches de ce type. On parle en effet de classeur « de type Salles » car il est possible d’en insérer plusieurs dans un même site, chacun d’entre eux ayant la même structure de fiche. Toutefois, il s'agira en fait des fiches contenant les informations descriptives des salles présentées dans le planning de réservations.

• d’autre part, qu’Isotools Studio X8 devra créer la table de données du service de gestion de salles dans la base de données du site pour permettre le stockage des informations saisies dans chaque fiche de Salle. Cette table sera créée lorsque la commande de diffusion du site sera lancée. La liste de ses colonnes sera issue de la structure des fiches Salle définie en standard dans Isotools Studio X8.

En plus du classeur de fiches, il est également possible de préconfigurer des sélections pour ce classeur.

Note : lors de la déclaration d'un classeur OCS, sa page de gestion dans le BackOffice du site est automatiquement insérée dans le site (hormis si vous désactivez la fonction dans l'assistant de déclaration).

2. Insertion de la page contenant le planning de réservations

Mise en place : Vue Organiser le plan, composant Page libre puis Rédiger, élément Planning de réservations

Une fois le service OCS de salles configuré, il est nécessaire d’insérer une page libre contenant le planning de réservations de ces salles, dans le site FrontOffice. Il contiendra les descriptifs de chaque salle et leurs créneaux de réservation. Isotools Studio X8 propose donc un élément de page Planning de réservation déjà pré défini.

Description de la structure d’une fiche Salle

Comme nous l’avons dit, un classeur est un ensemble de fiches ayant une structure de données. Cette structure est composée d’attributs, chacun correspondant à une colonne de table de données stockant les informations des fiches.

Liste des attributs

La structure d’un classeur n’étant pas exposée dans Isotools Studio X8, voici donc les attributs qui constituent celle d’une fiche Salle :

• Nom (attribut Texte monoligne dont le contenu est obligatoirement renseigné),

• Capacité (attribut Nombre entier),

• Surface (attribut Nombre décimal),

• Description (attribut Texte multilignes),

• Photo (attribut Image privée),

• Localisation (attribut Texte multilignes),

• Document (attribut Document privé),

• Fenêtres (attribut Booléen),

• Accès handicapé (attribut Booléen),

• Réservable (attribut Booléen),

• Validation par le gestionnaire (attribut Booléen),

• Heure de début (attribut Nombre entier),

• Heure de fin (attribut Nombre entier),

• Durée minimum de réservation (attribut Nombre entier),

• Restreindre les détails de réservation au gestionnaire (attribut Booléen),

• Droits de validation des réservations (uniquement accessible lorsque l’application inclus l’extension XRM Server),

• Droit de réservation (uniquement accessible lorsque l'application inclus l'extension XRM Server).

Toutes ces informations constituent une fiche Salle.

Attributs inclus dans une recherche

Dans un classeur, les contributeurs peuvent effectuer des recherches de fiches. Pour que cette fonction soit opérationnelle, il est nécessaire que les attributs de la structure le permettent, ceci grâce à une propriété particulière qu’on leur aura donné. La structure des fiches Salles n’étant pas visible, les attributs participant à la recherche sont :

• Nom,

• Description,

• Localisation.

Le service de gestion de salles a un fonctionnement particulier comparativement aux autres services OCS. En effet, il ne sert pas uniquement à afficher des informations de salles mais permet surtout de les réserver en ligne. C'est pourquoi, vous constaterez dans la liste des attributs d'une fiche Salle (décrite ci-dessus), que beaucoup d'information relative à la réservation de la salle sont incluses dans la fiche. Pour vous aider lors du remplissage d'une fiche Salle, voici un descriptif des options ayant un rôle dans la réservabilité d'une salle :

• Réservable : cette information indique tout simplement si la salle sera réservable ou pas. Ainsi, dans le planning, en face de cette salle, vous verrez apparaitre le bouton Réserver (si vous avez choisi ce mode de rendu pour la fonction de réservation) ou un cliquer-glisser sur le planning (d'une date à une autre par exemple) sera activé.

• Heure de début : indique l'heure à laquelle peut commencer, chaque jour, la réservation de cette salle.

• Heure de fin : indique l'heure à laquelle peut se terminer, chaque jour, la réservation de cette salle.

• Durée minimum d'une réservation : indiquer la durée (tranche horaire) minimum de chaque réservation de la salle. Bien évidemment, un cumul de tranche horaire est possible.

Deux autres options sont relatives aux réservations de la salle et utile lorsque vous souhaitez que les réservations passent par une validation :

• Validation par le gestionnaire : indique si chaque réservation faite est soumise à validation d'un (ou plusieurs) gestionnaires. Cette option active la propriété de sélection du gestionnaire (par catégorie XRM Server sachant que sans l'extension XRM Server, seul le Super admin pourrra avoir ce rôle). Elle permettra au(x) gestionnaire(s) d'accéder à la fonction de validation d'une réservation directement dans le planning (bouton Valider apparaissant dans l'info bulle de la réservation).

• Restreindre les détails de la réservation au gestionnaire : limite les informations présentées dans l'info bulle détaillant une réservation. Le nom du réserveur et le motif de la réservation ne seront alors visibles que par les utilisateurs gestionnaires de cette salle (et identifiés sur le site).

A noter qu'une fonction de suppression d'une réservation (bouton Supprimer apparaissant dans l'info bulle de la réservation) sera accessible depuis le planning sous les conditions suivantes :

• l'internaute a les droits de gestion de la salle,

• l'internaute est le réserveur de la salle (salle soumise à des droits de réservation précis donc l'internaute est identifié lors de sa réservation - Extension XRM Server requise)

Attention ! Si une salle est réservable par tous sans gestionnaire, les réservations sont automatiquement validées et impossible à supprimer. Lorsque la salle est en réservation libre, activez toujours la validation par le gestionnaire avec choix des droits pour qu'ils puissent supprimer les réservations.

Onglet Réservations d'une fiche Salle

Rappel des pré-requis serveur

L’utilisation de ce service requiert la configuration de certaines fonctionnalités dans la destination de diffusion du site telles que :

• Envoi de courrier électronique pour la notification.

• Upload de fichier pour l'ajout des photos de salles.

• Serveur de personnalisation pour limiter l'accès du BackOffice de contribution au Super administrateur (compte défini dans la destination de diffusion du site) ou à d'autres utilisateurs si vous avez l'extension XRM Server.

Cliquer-glisser sur le planning pour lancer une réservation de la salle correspondante

Formulaire apparaissant en lachant le cliquer-glisser pour la réservation de la salle