Importation et synchronisation

Prérequis concernant le format de la clé de synchronisation

Dans vos données source, il est impératif que les données utilisées comme clé de synchronisation respectent les prérequis suivants :

• pas d'espace avant ou après la donnée (espace accepté à l'intèrieur de la donnée)

• pas de caractère accentué

• soit toutes en majuscules, soit toutes en minuscules, le moteur de base de données pouvant interpréter deux clés, mixant majuscules et minuscules mais de manière différente, comme la même clé.

Préparation de la source des données externe de type Excel

Cette information vous concerne si la source de données externe est un fichier Excel.

Attention ! Les fichiers au format Excel 2007 et 2010 ne sont pour l’instant pas supportés. Vous devrez les sauvegarder au format Excel 2003 (.xls) avant de les connecter au site.

L’élément nécessaire à l’importation des données utilise ADO pour connecter le site au fichier Excel et extraire son schéma. Toutes les feuilles du fichier (sans exception) sont alors interprétées et deviennent des tables du modèle. L'extraction de ce schéma nécessite donc une certaine organisation du fichier Excel :

• Il ne doit pas contenir de graphique.

• Excel se sert des 8 premières lignes de la page pour inférer un schéma. Si ces 8 lignes ne sont pas suffisamment représentatives alors le schéma inféré sera trop approximatif en particulier pour la taille des chaînes. Si une colonne contient des chaînes, la précision de la colonne (le nombre de caractères maximal) sera la taille de la plus grande des 8 premières chaînes.

• Le fichier ne doit pas contenir de cellules fusionnées car les requêtes d'extraction ne fonctionneront pas ou seront incomplètes (table tronquée à la rencontre de la première ligne fusionnée).

• Tous les enregistrements de la feuille (sans exception) doivent avoir une clé d'identification renseignée (donc non vide). En effet, le processus de synchronisation a besoin d'une ou plusieurs clés de synchronisation pour réaliser leur mise à jour.

• La première ligne, qui représente le titre des colonnes, ne doit pas contenir de caractères trop exotiques (en dehors du jeu de caractères ISO-8859-1).
  Par exemple, le caractère € est à proscrire dans les noms de colonnes.

En bref, il est impératif que le fichier Excel soit le plus standard possible.

Fichier Excel source au format Excel 2003

Préparation des données images

Les images ne sont pas incluses dans un fichier Excel. Dans ce cas, si vous souhaitez tout de même, lors de l’importation des données, joindre des photos pour qu’elles soient elles-aussi en ligne dans les fiches d’annuaire, il est impératif de préparer les fichiers tel que :

1. Positionnez les fichiers image dans un répertoire commun qui ne devra plus bouger ensuite (selon le type de synchronisation choisie),

2. Vérifiez que les fichiers ont le même format (gif, jpeg ou jpg, ...)

3. Nommez-les avec un nom qui permette de les identifier facilement. En effet, comme la source de données externe ne contient aucune référence à ces documents, il n’y a donc aucun moyen de savoir à quelle personne chaque fichier image doit être associé. Dans ce cas, on s’appuiera sur une colonne de la source, le plus souvent le nom de la personne, pour retrouver par comparaison avec le nom du fichier image, la bonne photo à associer à chaque personne.
   Par exemple : pour la personne nommée « Elsaya » dans la colonne Nom du fichier Excel, le fichier image (photo) devra porter le nom elsaya.gif).

Fichiers images renommés avec le nom de chaque personne permettant alors de faire le rapprochement avec la valeur saisie dans la colonne Nom des tables

Préparation des mots-clés

L’importation de données qui devront alimenter le champ mots-clés d'un classeur nécessite, pour une utilisation simple, la préparation des mots-clés dans le site.

En effet, l’importation de ce type d’information se fait par comparaison entre les mots-clés existant dans le site et ceux incluent dans la colonne correspondant aux mots-clés à associer aux fiches dans la source de données externe.

Attention ! Isotools Studio X8 ne créera pas les mots-clés issus de la source de données externe lors de la synchronisation. C’est à vous de le faire dans votre site avant la configuration de l’import d’objets.

Ainsi, la préparation de ces données nécessite les opérations suivantes :

1. Relever la liste des mots-clés dans la colonne dédiée de votre source de données externe (Excel, Access, etc...),

2. Créer ces mots-clés dans le gestionnaire de mots-clés du site (voir Indexation par mots-clés).

Lorsque vous procéderez à l’association de cette colonne de la source avec le champ adéquat du classeur correspondant, il ne vous restera alors qu’à vérifier rapidement que tous les mots-clés saisis sont parfaitement similaires à ceux de la colonne dans la source externe avant de configurer l'alimentation du champ mots-clés de façon particulière (voir la suite de la documentation).

Création des mots-clés nécessaire pour l'importation
et qui sont eux aussi inclus dans le fichier source