Importation et synchronisation

L'import d'objets vous permet d'importer des données pour initialiser ou alimenter les tables d'un service OCS.

Parmi les services, on distingue :

• Actualités en ligne

• Evénements en ligne

• Foire aux questions

• Annuaire de personnes

• Envoi de cartes postales

• Comptes rendus,

• etc...

L'import d'objets est particulièrement utile pour initialiser le contenu d'un annuaire de personnes. Nous allons donc nous appuyer sur ce classeur pour documenter l'import de fiches OCS.

1. Rappel de la structure d'une fiche Personne

Pour l'exemple, voici un rappel de la structure de données d'une fiche Personne. Il permettra de mieux comprendre ensuite l'association des champs de la source externe avec ceux de cette structure. Ce sont en effet ces noms internes qui apparaitront après l'insertion de l'élément de configuration d'import d'objets :

• Civilité (civility) : Choix dans une liste

• Prénom (firstName) : Texte monoligne

• Nom (lastName) : Texte monoligne

• Date de naissance (birthdate) : Date

• Fonction (fonction) : Texte monoligne

• Adresse (address) : Texte monoligne

• Téléphone (phoneNumber) : Texte monoligne

• Mobile (mobileNumber) : Texte monoligne

• Fax (fax) : Texte monoligne

• Code postal (postalCode) : Texte monoligne

• Ville (city) : Texte monoligne

• Adresse e-mail (Email) : Texte monoligne

• Photo d'identitié (phograph) : Image publique

• Mots-clés (filter): Mots -clés

2. Préparation de la source de données

Voici un exemple source (Excel) contenant les données à importer dans l'annuaire :

Données à importer pour chaque fiche OCS de Personne à créer

Saisie des données pour le filtrage dans la colonne Visibilité

3. Déclaration de la source de données externe

Pour la préparation des données et la configuration de la source de données, consulter les les documentations Préparer des données avant importation et Configurer un import d'objets (général) (étapes 1 et 2).

4. Import de fiches OCS

-- Avant de démarrer --

• avoir déclaré le classeur de fiches OCS destiné à recevoir les données importées avant de configurer l'import de fiches OCS

Pour configurer l'import de fiches OCS de personnes :

1. Dans Configurer sous Configuration générale, insérez un élément Import d'objets si ce n'est pas déjà fait. 

2. Insérez sous un élément Import d'objets d'une source de données au niveau duquel vous allez définir le mode de synchronisation des données (voir la documentation Modes de synchronisation d'une source de données).

3. Dans l'éditeur, cliquez sur le bouton Configurer pour sélectionner la source de données d'où seront importées les données.

4. Insérez sous un élément Import de fiches OCS.

5. Dans l'assistant :

• sélectionnez le classeur de fiches de destination d'import (Personnes ocsPlp:people dans notre exemple),
• sélectionnez la table de la source externe d'où proviennent les données importées (et saisissez un alias de table si nécessaire, il sera repris dans le nom des champs de la table lorsque vous procéderez aux associations de champs),

• après vérification de la requête, choisissez la langue du site concernée par cette importation.

Lorsque cet élément est inséré, différents éléments d'alimentation de champs seront automatiquement insérés en dessous. Il s'agit des éléments d'alimentation correspondants à chaque attribut de la structure de données d'une fiche du classeur choisi.

6. A partir de cette étape, vous devrez associer les champs de la structure de fiche du classeur avec ceux de la table source. Voici l'exemple d'association pour les fiches Personnes d'un annuaire :

Nous avons supprimé le champ Alimentation d'une association ocsCloneOrigin. Vous constatez également qu'il existe un champ Droits XRM permettant d'attribuer, par importation, des droits de visibilité aux fiches OCS. Toutes les fiches seront alors filtrées et devront donc avoir l'une des catégories XRM définies dans le Studio.

Parmi les champs à alimenter, certains nécessitent une configuration supplémentaire tels que :

• Liste civility : s'agissant d'une liste, les données se traduisent par une association vers la table du module omc qui contient une table pour les listes de valeurs et une autre pour les valeurs. C'est à dire que par exemple pour Monsieur, la valeur insérée dans la table des utilisateurs sera MR mais apparaitra bien sous Monsieur dans la fiche de la personne. La table des associations sera obtenue en cliquant sur le bouton correspondant en haut à gauche dans l'éditeur.

• Image publique photograph : ce champ alimente la photo d'identité disponible sur les fiches Personnes. On utilise alors le nom de chaque personne de la source de données externe pour identifier la photo correspondante, cette dernière étant alors nommé par le nom de la personne. (ex : pour monsieur Toto, la photo sera nommée toto.jpg par exemple. Ainsi, on choisira alors le champ d'origine du nom et on appliquera une transformation permettant par l'identification du nom de la photo de l'associer à la bonne fiche.

• Mots-clé filter : cet élément permet d'associerdes mots-clés au fiche Personne provenant soit de la source de données externe, soit choisi dans la liste des mots-clés existants et étant alors les mêmes pour toutes les fiches. Dans le premier cas, il est nécessaire de remplir une colonne Mots-clé dans la source externe et d'appliquer ensuite une transformation au niveau de l'alimentation. Pour la seconde, l'origine sera alors constante et les valeurs choisi dans l'arborescence des mots-clés du Studio.

• Droits XRM ocsVisibility : ce champ est commun à tous les classeurs de fiches OCS d'où son apparition dans l'import de fiches OCS par défaut. En revanche, il n'est pas indispensable de le renseigner. Si vous voulez toutefois l'utiliser, vous devrez, comme pour les mots-clés, remplir une colonne de la source de données externe avec les valeurs de catégories XRM définies dans le Studio et appliquer une transformation; ou utiliser des valeurs constantes communes à toutes les fiches.

Configuration de l'import des civilités des fiches Personne

Configuration de l'import de photo dans les fiches Personne

Configuration de l'import de mots-clés dans les fiches Personne

Configuration de l'import des données dans le champ Droits XRM

7. Avant de finir cette configuration, choisissez sur l'onglet Clés de synchronisation, le champ de la source externe constituant la clé de synchronisation de chaque fiche. Cette clé est nécessaire à l'identification de chaque fiche lorsque vous lancerez une synchronisation incrémentale des données. Elle permet alors d'identifier de façon unique chaque enregistrement de la table et ainsi d'appliquer les modifications ou suppression de données détectées par la synchronisation. Cette clé peut-être un champ texte ou un champ entier (voire les 2).

Configuration de la clé de synchronisation des fiches OCS

8. Sur l'onglet Gestion, choisissez le classeur OCS de destination, l'état des fiches à l'importation et saisissez le login du propriétaire de ces fiches par défaut.

Configuration des informations de l'onglet Gestion

Dans tous les cas, vous pouvez utiliser une clé ou une alimentation explicite, ce qui impliquera impérativement l'ajout d'un (ou plusieurs) champ d'alimentation et la configuration de transformation(s) des données.