Importation et synchronisation

1. Importation des utilisateurs

Pour cette étape, reportez-vous à la documentation Configurer un import d'utilisateurs.

2. Importation des associations à des groupes XRM créés par l'import d'objets

L'importation des utilisateurs avec association automatique à des groupes XRM peut-être réalisé suivant 3 manières différentes variables selon la source de données externe :

• la source externe est construite de façon à avoir une colonne de table par groupe XRM d'appartenance = > utilisation d'un élément Alimentation d'un champ Groupes d'utilisateurs de l'import d'objets AVEC condition d'existence,

• la source externe est construite de façon à avoir une colonne unique contenant la liste des groupes XRM d'appartenance => utilisation d'un élément Alimentation d'un champ Groupes d'utilisateurs de l'import d'objets SANS condition d'existence,

• la source externe est construite de façon plus complexe ou il existe un grand nombre de groupes XRM => import d'utilisateurs dans la table usr:user, import de groupes XRM dans la table usr:userGroup et import d'une association entre les deux tables pour faire le rapprochement entre un utilisateur et ses groupes d'appartenance.

Configuration de la source externe selon le cas

Méthode 1

Si vous choisissez d'utiliser la première méthode, votre source externe devra alors contenir une colonne par groupe XRM. Cette colonne devra être remplie par une valeur booléenne exprimée par exemple par =VRAI() suivi par Entrée ou =FAUX() suivi par Entrée s'il s'agit d'un fichier Excel.

Prenons un exemple :

Imaginons un fichier Excel contenant la liste des employés que l'on souhaite importer dans le site pour créer leur compte utilisateur respectif.

Imaginons alors 8 groupes XRM : Interne, Commercial, Marketing, Service informatique, Gestion et comptabilité, Recherche et développement, Ressources humaines et Logistique.

Le remplissage de la source externe sera donc le suivant :

• 1 colonne dont l'entête sera Interne et les valeurs =VRAI() ou =FAUX() en fonction de l'appartenance que vous voulez donner à chaque employé au groupe XRM Interne

• 1 colonne dont l'entête sera Commercial et les valeurs =VRAI() ou =FAUX() en fonction de l'appartenance que vous voulez donner à chaque employé au groupe XRM Commercial

• 1 colonne dont l'entête sera Marketing et les valeurs =VRAI() ou =FAUX() en fonction de l'appartenance que vous voulez donner à chaque employé au groupe XRM Marketing

• 1 colonne dont l'entête sera SI et les valeurs =VRAI() ou =FAUX() en fonction de l'appartenance que vous voulez donner à chaque employé au groupe XRM Service informatique

• 1 colonne dont l'entête sera Gestion_comptabilité et les valeurs =VRAI() ou =FAUX() en fonction de l'appartenance que vous voulez donner à chaque employé au groupe XRM Gestion et comptabilité

• 1 colonne dont l'entête sera Recherche_developpement et les valeurs =VRAI() ou =FAUX() en fonction de l'appartenance que vous voulez donner à chaque employé au groupe XRM Recherche et développement

• 1 colonne dont l'entête sera Ressources_humaines et les valeurs =VRAI() ou =FAUX() en fonction de l'appartenance que vous voulez donner à chaque employé au groupe XRM Ressources Humaines

• 1 colonne dont l'entête sera Logistique et les valeurs =VRAI() ou =FAUX() en fonction de l'appartenance que vous voulez donner à chaque employé au groupe XRM Logistique.

Méthode 2

Si vous choisissez la seconde méthode, votre source externe devra alors contenir une colonne unique Groupes. Elle sera remplie par tous les groupes d'appartenance dans lequel l'employé (1 employé par enregistrement) devra être inclus. Chaque groupe sera séparé par un caractère ESPACE (signifiant alors qu'il est impossible d'utiliser l'espace pour la saisie d'un groupe dont le nom est composé - vous allez voir comment faire ci-dessous).

Prenons un exemple :

Imaginons un fichier Excel contenant la liste des employés que l'on souhaite importer dans le site pour créer leur compte utilisateur respectif.

Imaginons alors 8 groupes XRM : Interne, Commercial, Marketing, Service informatique, Gestion et comptabilité, Recherche et développement, Ressources humaines et Logistique.

Le remplissage de la source externe sera donc 1 colonne dont l'entête pourrait être Groupes et dont les valeurs seront saisies ainsi : Interne Commercial Marketing SI Gestion_comptabilité Recherche_developpement Ressources_humaines logistique.

Méthode 3

Cette dernière méthode nécessite d'avoir une table par type de données importées. En effet, l'idée est de configurer 3 importations de données : les utilisateurs, les groupes XRM et l'association entre les deux. Dans ce cas donc, la configuration de la source externe pourra contenir les 3 tables.

Reprenons l'exemple précédent :

Imaginons un fichier Excel contenant la liste des employés que l'on souhaite importer dans le site pour créer leur compte utilisateur respectif.

Imaginons alors 8 groupes XRM : Interne, Commercial, Marketing, Service informatique, Gestion et comptabilité, Recherche et développement, Ressources humaines et Logistique.

Le remplissage de la source externe sera donc le suivant :

• une table contenant toutes les informations des utilisateurs mais sans colonne groupes. Ces données seront gérées dans la table des associations.

• une table contenant la liste des groupes,

• une dernière table contenant les associations entre les identifiants des employés (qui peut être une colonne login, une colonne numéro d'employé, etc...) et les identifiants des groupes XRM.

Table de données source des employés destinée à alimenter l'import d'utilisateurs dans la table dm:users

Table de données source des groupes destinée à alimenter l'import des groupes XRM dans la table usr:userGroups

Table de données source des association utilisateurs et groupes destinée à alimenter l'import des association entre les 2 dans la table usr:user.groups

Configuration de l'import de groupes selon la méthode choisie

Méthode 1

Si vous choisissez de faire un import d'utilisateurs avec association à des groupes à partir de la première méthode, vous devrez donc insérer un élément Alimentation d'un champ Groupe d'utilisateurs par groupe XRM. La configuration de l'élément sera ensuite la suivante (pour chaque élément) :

Configuration d'un élément Alimentation d'un champ groupe d'utilisateurs par groupe XRM saisi dans la source externe

Explications des paramètres choisis :

Dans cette configuration, nous avons opté pour l'utilisation d'un élément par colonne de groupe XRM de la source externe.

• La propriété Champ cible permet de définir le champ dans laquelle vont être importée les données.

• Cette cible étant un champ particulier, vous pourrez constater que les colonnes de chaque groupe n'apparaisse pas dans la liste Origine puisqu'on attend non pas une valeur booléenne mais une valeur textuelle. C'est la raison pour laquelle vous utilisez la propriété Condition d'existence et sélectionnerez alors à cet endroit la colonne du groupe dans la source externe.

• Dernière propriété que vous cocherez optionnellement : Générer le(s) groupe(s) associé(s). Dans notre exemple, nous n'avons pas créé les groupes XRM dans le site. C'est pourquoi nous avons coché cette option et spécifiez le nom souhaité pour ce groupe (champ Nom du groupe). Toutefois, cela signifie donc que tous les groupes XRM créés ainsi appartiennent à la source externe. S'il devait disparaitre de la source, les groupes disparaitraient alors également de la base de données du site. En bref, selon la synchronisation choisie, vous pourrez donc opter pour une importation avec ou sans génération des groupes XRM (ce dernier cas signifiant alors la création des groupes dans le backoffice du site au préalable).

Méthode 2

Si vous choisissez de faire un import d'utilisateurs avec association à des groupes à partir de la seconde méthode, il ne devra alors y avoir qu'un élément Alimentation d'un champ Groupe d'utilisateurs dans votre import d'utilisateurs. La configuration de l'élément sera alors la suivante :

Configuration d'un élément Alimentation d'un champ groupe d'utilisateurs pour l'import de tous les groupes
saisis dans une unique colonne de la source externe

Explications des paramètres choisis :

Dans cette configuration, nous avons inséré un unique élément Alimentation d'un champ groupe d'utilisateur puisque nous n'avons qu'une seule colonne pour les groupes XRM :

• Comme précédemment, la propriété Champ cible permet de choisir le champ dans lequel seront importées les données.

• La propriété Origine permet de choisir la colonne source qui cette fois est de type textuelle donc proposée dans cette liste.

• Encore une fois, nous avons cochée la propriété Générer le(s) groupe(s) associé(s) afin de créer ces groupes qui n'existent pas dans notre site. Etant donné que nous sommes en synchronisation récurrente, ces informations appartiennent donc à la source externe et disparaitront avec elle ou si elle disparaissent elles-même de la configuration de l'import ou de la source externe.

Méthode 3

Si vous choisissez de faire un import d'utilisateurs avec association à des groupes à partir de la dernière méthode, la configuration de l'importation se résume en fait à la configuration de 3 imports de données différents telles que :

Configuration de l'importation des utilisateurs SANS champ Alimentation d'un groupe XRM

Configuration de l'importation d'objet vers la table usr:userGroup

Configuration de l'importation d'associations multiples vers la table usr:user.groups

Explications des paramètres choisis :

Dans cette configuration, nous avons inséré 3 imports de données différents :

• un import d'utilisateurs,

• un import d'objet dans la classe Groupes,

• un import d'associations entre les utilisateurs et les groupes dans la classe d'association correspondante.

Le premier import suit la même procédure d'insertion que celle de la méthode 1 excepté que pour lui, vous supprimerez l'alimentation du champ Groupe d'utilisateurs qui sera alimenté à l'aide des deux autres imports.

Le second import permet d'importer les différents groupes d'utilisateurs XRM de la source externe. Les données sont cette fois issues de la table contenant la liste des groupes XRM dans la source externe et permet d'alimenter la table usr:userGroup qui est la table isotools contenant les groupes XRM.

Cette table contient trois colonnes :

• label pour le libellé du groupe,

• isPublic pour l'information booléenne concernant le statut public du groupe,

• description pour la description du groupe.

Note : l'importation de ces groupes a été choisie car les groupes en question n'existent pas encore dans la base de données du site. Dans le cas contraire, cette importation de données n'est pas nécessaire.

Le dernier import est celui qui permet d'importer l'association entre les utilisateurs et les groupes XRM et ainsi de les associer au(x) groupe(s) dont ils sont membres. Un import d'association est toujours de type From - To, c'est-à-dire qu'on part d'une information pour l'associer à une autre. Ici, on partira alors de l'information login qui est celle utilisée comme clé d'identification des utilisateurs pour faire l'association vers les groupes. La table d'association ainsi alimentée est la table usr:user avec l'association aux groupes (d'où usr:user.groups). C'est cette table que vous devrez sélectionner dans l'assistant de configuration de l'import et que vous alimenterez alors avec la table des associations de la source externe.

A ce stade, vous pouvez diffuser le site et lancer la synchronisation des données en suivant les procédures de la documentation Lancer le processus de synchronisation des données si l'abonnement à des listes de diffusion pour la lettre d'informations ne vous intéresse pas. Sinon, vous consulterez la documentation Configurer un import d'utilisateurs avec association à des listes de diffusion (newsletter).

3. Importation des associations à des groupes XRM déjà existants dans la base de données du site

-- Avant de démarrer --

• avoir diffusé le site une première fois,
• avoir créé les groupes XRM requis dans le backOffice du site.

Il peut arriver que vous ayez besoin d'importer des utilisateurs en les associant à des groupes XRM qui sont déjà existants dans le site. Dans ce cas, vous n'avez pas besoin de les créer mais uniquement d'associer l'utilisateur à son (ses) groupe(s) d'appartenance.

Méthode 1 et 2 

Pour réaliser cette opération, il vous suffira de décocher la case Générer le(s) groupe(s) associé(s) dans les propriétés de l'élément Alimentation d'un champ groupe utilisateurs et de vérifier que vous avez bien saisi le même libellé dans votre source externe que celui saisi dans le site pour chaque groupe.

Méthode 3

Si vous utilisez cette méthode, alors la configuration de l'import d'objets vers la tables des groupes XRM (usr:userGroup) n'est pas nécessaire puisqu'ils sont déjà créés. Seuls les configuration de l'import d'utilisateurs (toujours sans Alimentation d'un champ groupe d'utilisateurs) et l'import de l'association utilisateurs / groupes seront requises.