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Documentation Lettres d'informations

Gérer et lancer des campagnes d'envois
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V5 - Compatible Isotools Studio X8 uniquement depuis la version 2.0 (kernel ID 430229 mini. dans l'à propos de votre application) - nécessite l'extension Lettre d'informations pour X8

Dans cette partie, nous vous présentons les différentes fonctions disponibles dans la page des gestion des campagnes d'envois.

Au niveau des campagnes d'envois vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

  • Créer une campagne,

  • Rechercher une campagne,

  • Lancer une campagne,

  • Consulter la synthèse d'envoi d'une campagne,

  • Exporter la liste des contacts et/ou des envois réussis d'une campagne,

  • Envoyer la synthèse d'envoi par email,

  • Relancer une campagne,

  • Exporter la liste des campagnes,

  • Supprimer une campagne.

Créer une campagne

Comme vous le savez sûrement déjà, vous pouvez envoyer vos lettres d'informations à des listes de diffusion et/ou des groupes d'utilisateurs XRM (extension XRM server requise). Pour cela, vous devez créer une campagne d'envois que vous choisirez de lancer immédiatement ou plus tard.

Pour créer une campagne, procédez comme suit :

  1. Dans la page Gestion des lettres d'information, cliquez sur le menu Campagnes d'envois.

  2. Cliquez sur le bouton Nouvelle campagne.

  3. Renseignez les informations requises.

  4. Cliquez sur Envoyer pour lancer la campagne immédiatement. Sinon, cliquez sur Enregistrer.
    La campagne est créée.

 

Création d

Rechercher une campagne

Lorque le nombre de campagne devient important, vous pouvez utiliser le formulaire de recherche.

Pour rechercher une campagne, il vous suffit de renseigner les critères et de lancer la rechercher.
Pour annuler la recherche, procédez à l'inverse à savoir : supprimer les critères et lancer la recherche.

 

Rechercher une campagne

 

Lancer une campagne d'envois (autrement dit, envoyer une lettre)

--- Avant de commencer ---

  • Assurez-vous que le bloqueur de pop up est désactivé pour votre site internet. Une dialogue de traitement apparaît au lancement de la campagne. Si le bloqueur est activé et bloque cette dialogue, l'envoi échouera.

 

Vous pouvez lancer une campagne d'envoi depuis l'interface de gestion des lettres d'informations (voir Envoyer une lettre) ou depuis l'interface de gestion des campagnes d'envois.
Dans le second cas, soit vous crééez une nouvelle campagne et la lancez immédiatement (voir Créer une campagne ci-dessus), soit vous souhaitez lancer une campagne prête à l'envoi. On parle alors de campagne en préparation.

 

Pour réaliser cette dernière opération, procédez comme suit :

  1. Dans la page Gestion des lettres d'information, cliquez sur le menu Campagnes d'envois.

  2. Cliquez sur le bouton Vérifier avant lancement.

  3. Validez les paramètres de la campagne et cliquez sur Envoyer.
    La campagne est lancée. Une dialogue de traitement apparaît. Ne la fermez pas tant que l'envoi n'est pas terminée. Si le traitement indique un échec, reportez-vous à la partie Relancer une campagne.

 

Lancer une campagne

Consulter la synthèse d'envoi d'une campagne

La synthèse d'envoi récapitule les résultats d'une campagne. Elle ne concerne donc que les campagnes envoyées.

 

Pour consulter la synthèse d'envoi d'une campagne, procédez comme suit :

  1. Dans la page Gestion des lettres d'information, cliquez sur le menu Campagnes d'envois.

  2. Cliquez sur l'onglet Campagnes lancées.

  3. Cliquez sur le libellé de la campagne.
    La synthèse d'envoi apparaît.

 

Consulter la synthèse d

 

Exporter la liste des destinataires et les envois réussis de la campagne

Lorsque vous consultez la synthèse d'envoi d'une campagne, vous pouvez exporter la liste des contacts destinataires de l'envoi tels que :
Tous les destinataires prévus,
Tous les destinataires pour qui l'envoi a réussi.

Pour cela, procédez ainsi :

  1. Consultez la synthèse d'envoi de la campagne souhaitée (voir ci-dessus).

  2. Cliquez sur Exporter la liste des contacts pour avoir la totalité des destinataires visés.

  3. Cliquez sur le bouton Excel dans le tableau Résultat de l'envoi (ligne Envois réussis).
    Les fichiers sont exportés.

 

Exporter la liste des contacts

Envoyer la synthèse d'envoi par email

Vous pouvez vous faire envoyer la synthèse d'envois par email. Elle contient les mêmes informations que celles que vous consultez à l'écran. Pour la liste des destinataires et envois réussis, vous devrez exporter les données au format excel (voir Exporter la liste des destinataires et les envois réussis de la campagne).

Pour réaliser cette opération, procédez comme suit :

  1. Consultez la synthèse d'envoi de la campagne souhaitée (voir ci-dessus).

  2. Saisissez l'adresse email du destinataire.

  3. Cliquez sur Envoyer.
    La synthèse d'envoi a été envoyée.

 

Envoyer la synthèse d

Relancer une campagne

Vous pouvez avoir besoin de relancer une campagne pour deux raisons :

  • Les listes de diffusion et/ou groupes XRM de destination se sont enrichis de nouveaux contacts et vous souhaitez envoyer cette campagne uniquement à ces nouveaux contacts sans la renvoyer à la totalité des contacts.

  • L'envoi a échoué ou n'a pas abouti pour des raisons techniques ou des adresses emails erronnées.

La procédure de relance diffère dans ce cas.

Relance pour l'envoi vers de nouveaux contacts

Pour relancer un envoi vers de nouveaux contacts, vous devez mettre à jour la liste des envois prévus de la campagne avant de relancer la tâche d'envoi.

Attention !Les nouveaux contacts doivent appartenir aux listes de diffusion ou groupes XRM initialement destinataire de la lettre. Vous ne pourrez en effet pas ajouter de nouvelles listes ou groupes dans la campagne d'envois.

 

Pour réaliser cette opération, procédez comme suit :

  1. Dans la page Gestion des lettres d'informations, cliquez sur le menu Campagnes d'envois.

  2. Cliquez sur l'onglet Campagnes lancées.

  3. Cliquez sur le libellé campagne à mettre à jour.

  4. Cliquez sur Mettre à jour.
    Le nombre d'envois prévus est modifié.

  5. Cliquez sur l'onglet de la page de gestion Envoi massif d'emails.
    Une nouvelle tâche à traiter est apparue. Il s'agit de la tâche pour la relance de votre campagne à destination des nouveaux contacts issus de la mise à jour.

  6. Sélectionnez la campagne et cliquez sur Relancer.
    Le traitement de l'envoi se fait (une popup d'envoi s'ouvre). Attendez la fin de l'envoi avant de fermer la popup à l'issue duquel l'envoi vers les nouveaux contacts sera terminé.

 

A noter !Vous pouvez également relancer la campagne directement en suivant la procédure ci-dessous une fois la mise à jour des contacts effectués.

 

Mettre à jour la liste des contacts d

 

Relance d'une campagne inachevée

Lorsque vous lancez une campagne d'envoi, il arrive qu'elle n'aboutisse pas pour diverses raisons (par exemple : le bloqueur de popup IE et/ou Google). Elle peut également être bloquée en raison d'une adresse email erronnée. Dans ce dernier cas, vous devez consulter la page Gestion les envois d'emails en masse pour supprimer les adresses gênantes. Si le problème n'est relatif qu'à un simple problème de pop up, vous pouvez dans ce cas relancer la campagne directement depuis la liste des campagnes lancées.

Pour réaliser cette opération, procédez comme suit :

  1. Dans la page Gestion des lettres d'informations, cliquez sur le menu Campagnes d'envois.

  2. Cliquez sur l'onglet Campagnes lancées.

  3. Cliquez sur le bouton Relancer la campagne (engrenage) devant la campagne à relancer.
    La dialogue de traitement s'ouvre et entame l'envoi des emails. Laissez la ouverte jusqu'à la fin des envois.

 

Relancer une campagne

 

Exporter la liste des campagnes

Vous pouvez exporter la liste des campagnes en préparation ou déjà lancées. Cet export contiendra le titre de chaque campagne, le libellé de la lettre envoyée, l'expéditeur, le mode d'envoi (réel ou en test), la date d'envoi, le nombre d'envois prévus et le nombre d'envois reçus.

Pour exporter la liste des campagnes, procédez comme suit :

Dans la page Gestion des lettres d'informations, cliquez sur le menu Campagnes d'envois.

Choisissez l'onglet sur lequel se trouve les campagnes à exporter.

Cochez toutes les campagnes devant faire partie de l'export.

Cliquez sur Exporter.
La liste des campagnes sélectionnées est exportée.

 

Exporter la liste des campagnes

Supprimer une campagne

Dans votre backOffice, vous pouvez supprimer des campagnes d'envois en préparation et/ou lancées.

 

Attention !
Toute suppression est définitive.

 

Pour supprimer une campagne, procédez comme suit :

  1. Dans la page Gestion des lettres d'informations, cliquez sur le menu Lettres d'informations.

  2. Choisissez l'onglet sur lequel se trouve les campagnes à supprimer.

  3. Cochez toutes les campagnes devant être supprimées.

  4. Cliquez sur Supprimer.

  5. Validez la suppression.
    La liste des campagnes sélectionnées est supprimée.

 

Supprimer des campagnes

Pour : V2.0

Publiée le 14/06/2012 | ID : KB_2011NL_CAMP

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